Presentie
Met SlimmePresentie houdt uw vereniging eenvoudig bij welke trainers, vrijwilligers en teamleden aanwezig zijn. Geen papieren lijsten of losse apps meer, maar één centraal systeem dat helder inzicht geeft in planning en aanwezigheid.
SlimmePresentie helpt u om vrijwilligers efficiënt in te zetten, trainingen beter te organiseren en tijdig bij te sturen wanneer dat nodig is. Dankzij automatische registraties en duidelijke rapportages weet u altijd wie er op het veld staat en waar capaciteit nodig is.
- Veilig
- Efficiënt
- Betaalbaar
Waarom kiezen voor SlimmePresentie?
Met behulp van SlimmePresentie heeft u een volledig geautomatiseerd systeem om de planning en de aanwezigheid van uw trainers te organiseren. U hoeft geen manuele lijsten meer bij te houden om te borgen dat er voldoende capaciteit is.
Dankzij ons platform kunt u ruim voor een evenement een planning naar de juiste personen sturen. De ontvanger geeft eenvoudig aan of aanwezigheid verwacht kan worden. Zo kunt u gerust verder met andere taken.
Door het gebruik van een GPS-locatie is het eenvoudig om aanwezigheid op een exacte manier te loggen zonder enige moeite. Onder- en overbezetting zijn verleden tijd.
Geen complexe systemen, geen lange lijsten. Een platform vanaf waar zowel de planning als de vrijwilliger werkt. De aanwezigheid wordt gebaseerd op basis van de locatie.
Altijd inzichtelijk wie er wél is!!
Het plannen en registreren van aanwezigheid binnen een vereniging kost vaak veel tijd. Trainers die zich afmelden, vrijwilligers die op het laatste moment invallen en de vraag wie er eigenlijk aanwezig was: het zorgt regelmatig voor onnodige administratie. SlimmePresentie biedt hiervoor een complete, overzichtelijke oplossing.
Met SlimmePresentie registreert u eenvoudig wie aanwezig is tijdens trainingen, wedstrijden en activiteiten. Het systeem geeft realtime inzicht, helpt bij het organiseren van teams en maakt het beheer van vrijwilligers en trainers veel eenvoudiger. Zo houdt u altijd grip op de bezetting binnen uw vereniging.
Hoe gaan wij te werk?
We proberen onze processen zo eenvoudig en transparant mogelijk te houden. We besteden erg veel aandacht aan de integriteit en de kwaliteit, zeker wanneer we om gaan met persoonsgegevens. We nemen u graag mee in onze manier van werken, om u dit niet alleen te vertellen, maar ook te laten ervaren.
Stap 1 - Inrichten platform
Om goed te kunnen werken met SlimmePresentie, hebben we een aantal gegevens van u nodig. Deze kunt u invullen, zodra u toegang heeft tot het platform.
Stap 2 - Plannen en verzenden
U maakt de planning en koppelt de juiste vrijwilliger aan de trainingen. Nu stuurt u de uitnodigingen uit aan de trainers en volgt of de bezetting afdoende is. De trainer accepteert de uitnodiging en zet deze ook direct in zijn/haar persoonlijke agenda. Vlak voor het moment van de training volgt er nog een herinnering aan de trainer.
Stap 3 - Check in en train
De trainer arriveert, checkt in op de activiteit en op basis van de GPS locatie wordt dit geregistreerd. Het platform houdt bij wanneer iemand de training heeft verzorgd. Dit geheel wordt via overzichtelijke rapportages aan u aangeboden voor een eventuele afrekening van de vrijwilligersbijdrage.
Meer weten over hoe het werkt? Bekijk deze video!
Belangrijkste functies
• Aanwezigheidsregistratie
Trainers en vrijwilligers melden zich moeiteloos aan of af via het platform. U ziet direct wie aanwezig is of nog verwacht wordt.
• Planning van vrijwilligers en trainers
Plan personen ruim van tevoren in op de juiste taak of locatie. Het systeem verstuurt automatisch herinneringen en updates.
• GPS-gebaseerde check-in
Door slimme locatieherkenning wordt aanwezigheid automatisch en nauwkeurig geregistreerd zodra iemand op locatie is.
• Inzichtelijke rapportages
Bekijk overzichtelijke statistieken van aanwezigheid per trainer, team of periode. Ideaal voor evaluaties en verantwoording voor bijv. vrijwilligersvergoedingen.
• Taken en rollen beheren
Wijs eenvoudig rollen toe zodat iedereen precies weet wat er van hem of haar wordt verwacht.
• Eén centraal platform
Geen losse apps of lijsten. Alles wat u nodig heeft draait in één duidelijk, gebruiksvriendelijk systeem.
Vragen? Wij hebben de antwoorden!
De meest gestelde vragen proberen wij al voor uw te beantwoorden. Deze kunt u hiernaast vinden. Mocht uw vraag er niet tussen staan, neem dan vooral contact op met ons. Wij beantwoorden uw vraag graag.
Wat is SlimmePresentie
SlimmePresentie is een dienst die de registratie van activiteiten organiseert op persoonsniveau. Bijvoorbeeld, als er een team training dient te krijgen, op een bepaalde datum, dan kunnen de trainers en begeleiders daarvan ingepland worden.
SlimmePresentie doet dit op basis van een digitale presentielijst.
Naast de presentielijst, wordt ook de aanwezigheid van deze personen geregistreerd wanneer het evenement plaats vindt.
Hoe werkt SlimmePresentie?
Wanneer je toegang tot de module SlimmePresentie hebt op ons platform, plan je als beheerder een activiteit in. Deze activiteit koppel je aan de personen die je hierbij aanwezig zou willen hebben.
Deze personen ontvangen daar een uitnodiging voor, net als wanneer je een uitnodiging via een digitale agenda verstuurt. Ook herhaalde activiteiten kun je plannen, bijvoorbeeld wanneer een training wekelijks herhaald.
Degene die de uitnodiging ontvangt, geeft direct aan wat de verwachting is van de aanwezigheid. Hierdoor is het voor de beheerder inzichtelijk of de bezetting naar verwachting zal zijn.
Op het moment van arriveren op de vereniging om de activiteit bij te wonen, checkt de persoon in op de activiteit. Hierdoor is het ook achteraf duidelijk dat de persoon er is geweest.
Hoe werkt het inchecken?
De persoon arriveert op de vereniging en checkt in met behulp van zijn/haar telefoon op de activiteit waarvoor hij/zij aanwezig is. De check-in wordt alleen geaccepteerd als deze fysiek op de vereniging plaats vindt.
Hierdoor ontstaat er een zo betrouwbaar mogelijk beeld van de presentie.
Krijgt de beheerder ook een rapportage aangeboden?
Ja. Er is een rapport beschikbaar voor een aantal aspecten:
- Overzicht per activiteit
- Overzicht per team
- Overzicht per periode
Hierbij zullen opkomstpercentages en aanwezigheidshistorie inzichtelijk zijn.
Wij werken hard aan meer rapporten, wanneer deze wenselijk zijn. Mocht er een specifiek rapport gewenst zijn, neem dan gerust contact met ons op dan kunnen wij deze wellicht ook realiseren.
Hoe zit het met de privacy ten opzichte van het gebruik van GPS?
SlimmePresentie gebruikt de GPS locatie alleen om het incheck moment te bevestigen. Het is dan ook geen volg-systeem.
Er wordt aandacht besteedt aan het uitleggen waarom we deze controle doen. De gegevens die we bewaren, zijn beperkt tot een minimum en deze bewaren we ook slechts kortstondig en veilig.
Leden hebben ten allen tijde het recht om hun gegevens in te zien en te laten verwijderen als dit wenselijk is.
Hierdoor zijn de verzamelde gegevens proportioneel en transparant. Op deze wijze handelen we vanuit SlimmePresentie in lijn met de AVG.