Veelgestelde vragen
Ons platform en de diensten die we aanbieden zijn geschikt voor alle sportverenigingen. Hierbij speelt grootte geen rol. We richten ons op het vereenvoudigen van processen die nu veelal via papier verlopen en gepaard gaan met veel manueel werk.
Natuurlijk begrijpen we het, dat er diensten zijn die voor sommige verenigingen niet van toepassing zijn, wanneer het manuele werk geen belemmering is in de voortgang.
Nee, ons platform is ingericht voor gebruikers zonder enige technische kennis. De interface is gebruiksvriendelijk. Daarnaast zijn er veel duidelijke instructies aanwezig, zowel geschreven als in video formaat. En mocht u er echt niet uitkomen, dan zijn wij er om u te assisteren waar nodig.
In principe starten wij direct met het onboarden van uw vereniging. We maken direct een account aan, zodat u wegwijs kunt worden op het platform.
Specifiek voor het gebruik van SlimmeVOG, is het nodig om een ketenmachtiging in te richten. Ervaring leert ons dat dit vanuit een vereniging wel enige tijd in beslag kan nemen. Deze dienst is niet te gebruiken zonder de ketenmachtiging.
Uw privacy is voor ons een topprioriteit. Al onze processen zijn ingericht volgens het privacy-by-design principe. Wij voldoen dan ook volledig aan de AVG-richtlijnen.
Daar waar nodig, is informatie ook afgeschermd voor andere gebruikers door middel van gebruikersprofielen en rechten.
Omdat we een klein bedrijf zijn, is onze ondersteuning altijd persoonlijk en snel. Uitleg over hoe het platform werkt kan bijna altijd dezelfde dag nog gegeven worden.
Technische problemen worden direct door ons zelf opgepakt en waar mogelijk ook gelijk opgelost.
Natuurlijk kan het zo zijn dat een technisch probleem zo complex is, dat een oplossing niet voor de hand ligt. Maar hierbij rekenen we ook op uw begrip.
Een VOG is een Verklaring Omtrent het Gedrag. Dit is het resultaat van een onderzoek dat door de dienst Justis wordt uitgevoerd op u als persoon.
Hierbij wordt onderzocht of er een juridisch verleden is in relatie tot de beoogde dienstverlening als vrijwilliger of medewerker. Als deze er niet is, dan zal een VOG in de meeste gevallen verstrekt worden.
Als u de aanvraag voor een VOG heeft gestart, of wanneer u door de vereniging waar u als vrijwilliger actief bent benaderd bent om de aanvraag te starten, dan zal Dienst Justis nagaan of u strafbare feiten heeft gepleegd en daardoor in het bezit van een strafblad bent.
Als u geen strafblad heeft, dan zult u in alle gevallen een VOG verstrekt krijgen. Wanneer er strafbare feiten zijn gepleegd en u wel een strafblad heeft, dan is het in specifieke gevallen mogelijk om alsnog een VOG te ontvangen. Hierbij is het van belang te weten voor welk screeningsprofiel de VOG aangevraagd dient te worden en welke strafbare feiten er zijn gepleegd.
SlimmeVOG kan het resultaat van uw aanvraag niet beïnvloeden en is dan ook niet verantwoordelijk voor het niet kunnen ontvangen van een VOG.
Mocht u twijfelen of u een VOG verstrekt zult krijgen, dan is het raadzaam om dit vooraf te controleren via https://watdevog.nl Deze website is van justitie en zal helpen in het verkrijgen van inzicht op het resultaat van uw aanvraag. Mocht u uw verhaal willen toelichten, dan kan dat telefonisch bij Dienst Justis.
Als u zeker bent van het resultaat en de aanvraag voor de VOG wilt starten, dan is het nodig om aan de volgende voorwaarden te voldoen:
- U staat ingeschreven bij een Nederlandse gemeente
- U ben in het bezit van een DigiD
- Mocht uw aanvraag extra kosten met zich meebrengen, omdat deze via een werkgever verloopt, dan is het noodzakelijk om te beschikken over iDeal.
Om te toetsen dat er geen strafbare feiten zijn gepleegd die het uitvoeren van uw functie in de weg staat, wordt er gebruik gemaakt van screeningsprofielen. Deze zijn gecategoriseerd op beroepsgroepen, of op functie als vrijwilliger. Kijk hier voor meer uitleg over screeningsprofielen en een overzicht van deze profielen.
Er is geen geldigheid aan te geven voor een Verklaring Omtrent Gedrag. Een VOG is een weergave van het verleden, met meestal een terugblik op de afgelopen vier jaar.
De geldigheid wordt bepaald door de vereniging of werkgever en kan verschillen per situatie. In sommige beroepsgroepen is het verplicht een VOG te kunnen overleggen, bijvoorbeeld in de zorg of in de kinderopvang. Daarnaast wordt er vanuit het ministerie van VWS en het NOC/NSF ook actief gestuurd op het goed inrichten van de zogenaamde “vier V’s”.
Deze staan onder andere voor een verenigingsbrede gedragsverklaring, maar ook voor een veilig klimaat. De VOG van de vrijwilliger is hier een belangrijk onderdeel van.
Voor werkgevers of verenigingen adviseren wij om een maximum geldigheid te handhaven. Een frequente controle zorgt voor een goede borging van het veilige sportklimaat, of een veilige werkomgeving. Om dit zo laagdrempelig mogelijk te maken voor de aanvrager, hebben wij ons proces dan ook zo eenvoudig mogelijk ingericht. Hierdoor kost het weinig moeite om dit op een hogere frequentie uit te laten voeren.
Voor ZZP’ers is het in sommige gevallen ook nodig om een VOG te kunnen overleggen. Het proces is in dit geval gelijk aan het proces van een werknemer. U kunt contact opnemen met uw gemeente, of uw aanvraag online indienen.
Het aanvragen van een Verklaring Omtrent Gedrag via het proces van SlimmeVOG is erg eenvoudig.
Iedere nieuwe klant wordt eenmalig op ons platform geregistreerd, hierna kunt u geheel veilig inloggen om zelf aanvragen te starten, of om de status van een aanvraag in te zien. Na succesvolle afronding van de aanvraag, is het voor de gemachtigde ook mogelijk om naar details van de VOG te gaan als dit nodig is. Natuurlijk wordt er tussen uw organisatie/vereniging en Slimme Groep een verwerkersovereenkomst afgesloten. Om het proces vervolgens goed te laten verlopen, is het nodig om ons via e-herkenning een ketenmachtiging te geven. Op deze manier kunnen wij veilig namens u handelen binnen de kaders van het aanvragen van VOG’s. Wanneer de ketenmachtiging actief is, kan de screening gestart worden.
Om de screening te starten, kunt u eenvoudig een enkele screening invoeren, of via de importfunctie een serie screenings starten. Om dit goed te doen is er een template voor handen die u houvast geeft bij het verzamelen van de juiste gegevens. Deze gegevens zijn niet meer dan Naam, e-mailadres en screeningsprofiel.
Bij het starten van de screening zal iedere persoon een mail krijgen dat er namens een werkgever of vereniging een VOG is aangevraagd. Hierna zal de persoon zelf de juiste handelingen bij Dienst Justis kunnen uitvoeren om de aanvraag formeel te maken. Hiervoor heeft de persoon zijn/haar DigiD nodig en eventueel iDeal als er additionele kosten gemaakt dienen te worden.
Zodra de aanvraag wordt gehonoreerd, wordt de Verklaring Omtrent Gedrag opgestuurd naar de ontvanger (digitaal, of fysiek per post). In een eerdere mail vanuit ons platform is er een link verzonden om, geheel veilig, een scan of foto van de VOG te uploaden ter registratie. Onze software zal een aantal controles op echtheid en juistheid uitvoeren, waarna de status zal worden aangepast naar afgerond.
Er is over het geheel genomen erg weinig nodig om de aanvraag goed te begeleiden. Wel is het aan te raden om de vrijwilligers/medewerkers die het betreft vooraf te informeren dat de aanvraag op deze wijze zal verlopen.
In een Verklaring Omtrent Gedrag staan al uw persoonlijke gegevens. Dit zijn bijvoorbeeld uw naam, geboortedatum en geboorteplaats. Daarnaast staat er in de VOG ook de reden van aanvraag vermeld. Als er geen bewaar is tegen het verstrekken van de VOG, dan heeft dit ook betrekking op de reden van aanvraag. Oftewel, de VOG wordt verstrekt omdat er geen strafbare feiten zijn gepleegd die relevant zijn voor het uitvoeren van de werkzaamheden die genoemd zijn in de reden van aanvraag.
Daarom is het ook van belang voor de aanvrager om deze reden goed te begrijpen en te benoemen. Deze redenen worden samengevat in een screeningsprofiel. Een compleet overzicht van deze profielen is te vinden op … Een aanvraag kan meerdere profielen bevatten. Zo zou een vrijwilliger die een jeugdteam gaat coachen, maar ook penningmeester wordt verschillende profielen in zijn/haar aanvraag kunnen bevatten. Mocht de rol van een vrijwilliger gedurende de tijd veranderen, dan is het ook erg raadzaam om de gebruikte profielen te herzien.
De verstrekte VOG zal altijd in het Nederlands zijn. In sommige gevallen is het vanuit de toetsende partij nodig om deze in het Engels of een andere taal te overleggen. Het is goed om te weten dat deze vertaling uitgevoerd dient te worden door een beëdigde tolk.
Een beëdigde tolk is een tolk die bevoegd is om een officieel document (huwelijksakte, hypotheekakte etc.) te vertalen. Kijk hiervoor bijvoorbeeld op www.elanlanguages.com.
Wel zit er in de VOG een korte toelichting in het Engels. Deze is helaas niet geldig als volledige VOG. Het is namelijk geen officiële vertaling.
Een werkgever kan je verplichten om een VOG te overleggen voordat de werkzaamheden starten (en eventueel een periodieke herhaling). Dit gebeurt bijvoorbeeld in de zorg, wanneer je in aanraking komt met kwetsbare groepen in de samenleving. Maar het kan ook betrekking hebben op werken met financiële middelen.
De reden tot aanvraag wordt gevat in het screeningsprofiel. Er kan in een aanvraag gebruik gemaakt worden van meerdere profielen tegelijk. Een overzicht van de geschikte profielen is te vinden op de site van justis.nl.
In Nederland is er in toenemende mate aandacht voor het creëren van een veilig klimaat binnen (sport)verenigingen. Om dit te bewerkstelligen is het doel om voor elke vrijwilliger een VOG te kunnen overleggen.
Een veilig sportklimaat wordt steeds vaker samengevat in de zogenaamde 4 V’s. Hierbij herkennen we:
- De Verenigingsbrede gedragscode, een verklaring waar ieder lid zich aan conformeert. In deze verklaring is opgenomen op welke wijze men met elkaar om gaat op de vereniging.
- De Vertrouwenscontactpersoon. Dit is het contactpersoon binnen de vereniging waar men terecht kan met klachten wanneer de eerder benoemde overschreden is (of het vermoeden hiervan ontstaat). Deze persoon dient zich te houden aan een strikt proces ter opvolging en documentatie.
- De Verklaring Omtrent Gedrag, oftewel de VOG waarmee de vereniging toetst of er bezwaren zijn tegen het inzetten van een vrijwilliger voor een specifieke taak.
- De Vakkundig geschoolde trainer/coach. Hierbij gaat het niet alleen om specifiek sport kennis (bijvoorbeeld een diploma vanuit de KNVB voor een jeugdtrainer binnen het voetbal), maar wordt er ook breder gekeken naar de sociale veiligheid. De trainer/coach is immers het eerste verlengstuk van de normen en waarden van de vereniging.
Er is geen directe relatie tussen de AVG en de VOG. Wel is er een impact op elkaar, namelijk in het gebruik van de persoonsgegevens.
Wanneer een vereniging een vrijwilliger vraagt om een VOG te overleggen, is er binnen Nederland de mogelijkheid om deze aanvraag kosteloos te laten verlopen. Hiervoor is het wel nodig dat de vereniging de aanvraag initieert. Om dit te kunnen realiseren, heeft de vereniging enkele persoonsgegevens nodig. Wanneer de vereniging besluit om dit via een derde partij te laten verlopen zoals Slimme Groep, dan is het noodzakelijk om deze gegevens te verstrekken aan ons om te verwerken. Dit mag formeel niet zonder wederzijdse instemming.
Vanuit SlimmeGroep bieden wij hiervoor een verwerkersovereenkomst aan. Zodra deze ondertekend is, geeft de vereniging toestemming aan SlimmeGroep om volgens de overeenkomst om te gaan met de persoonsgegevens. Hieronder valt bijvoorbeeld de bewaartermijn van deze gegevens, maar ook dat wij deze niet zullen delen met derden die geen rol binnen het proces hebben.
Daarnaast is het voor de vereniging noodzakelijk om dit ook met de vrijwilliger af te stemmen. Een vrijwilligersovereenkomst kan hierin voorzien. Een dergelijke overeenkomst kan bevatten dat persoonsgegevens gedeeld mogen worden met derde partijen wanneer dit volgens de juiste richtlijnen gebeurt, zoals in het geval met SlimmeGroep.
De SlimmeBallenactie is een kosteloze actie waarmee verenigingen eenvoudig geld inzamelen om nieuwe ballen aan te schaffen. Wij regelen de volledige organisatie van de actie. Hierbij kunt u denken aan de communicatie richting de leden en derden om de actie onder de aandacht te brengen. Dit doen we onder andere via een speciaal voor u ingerichte webpagina en via communicatiekanalen zoals Whatsapp. We voorzien u daarnaast van materiaal om de actie via social media (Facebook, Instagram) onder de aandacht te brengen.
Donaties worden door ons verzameld en omgezet in nieuwe ballen. De donateur doneert niet in euro’s, maar in (een deel van) een bal. Hierdoor wordt de actie direct vertaald naar een percentage van het gewenste doel.
De gedoneerde ballen krijgt u door ons opgestuurd aan het einde van de actie.
Een vereniging kan kosteloos meedoen aan de actie van SlimmeBallenactie. De ballen worden namelijk betaald door de donaties van diegene die uw vereniging een warm hart toedragen.
Donaties worden gedaan in aantallen ballen. Bijvoorbeeld een halve bal of een kwart bal. Zelfs het doneren van meer dan één bal is mogelijk.
Op deze manier is het voor uw vereniging mogelijk om een maximaal rendement uit het gebruik van de actie te halen.
Uw vereniging krijgt een eigen online actiepagina. Deze wordt ingericht met uw eigen stijl en logo’s. Hierop zetten wij ook het doel van de actie en de voortgang overzichtelijk neer. Allen marketinguitingen via andere kanalen (uw eigen website, Whatsapp, Facebook, Instagram) verwijzen naar deze pagina.
Supporters kunnen via deze pagina eenvoudig doneren. Doneren doe je in de vorm van (een deel van) een bal. Dit wordt door ons omgerekend naar het normale valuta, waarna er op de actiepagina alleen de voortgang in ballen zichtbaar is.
Op de actiepagina is het ook mogelijk om een berichtje achter te laten, waardoor er ook meer aandacht naar deze actiepagina verlegd wordt.
Wij verzorgen naast de actiepagina ook alle communicatie, zoals e-mails, WhatsApp teksten, posters, flyers en materiaal voor op uw eigen social media kanalen.
Meedoen met de Slimmeballen actie kost de vereniging heel weinig tijd.
Wij van Slimme Groep nemen de uitvoering en promotie voor onze rekening. Het enige wat wij niet kunnen doen is posten op uw social kanalen, alle andere manieren van promotie nemen wij graag voor onze rekening.
De vereniging hoeft alleen de actie te activeren en te delen binnen de club. Hierbij is het natuurlijk wel zo dat de kans op succes van de actie toeneemt als de vereniging hier zelf ook actief in is.
Na afloop van de actie informeren wij u van het resultaat. Eventueel, wanneer het resultaat uit komt op een halve bal, dan ronden wij het af naar boven naar een heel aantal ballen.
Zodra de actie afgerond is, bestellen wij namens u het gedoneerde aantal ballen. Deze zullen zo snel mogelijk bij uw vereniging worden bezorgd.
Zoals de naam doet vermoeden, richt de actie richt zich normaal gesproken specifiek op ballen. Dit is omdat bij de meeste verenigingen ballen een jaarlijks terugkomend item is.
Natuurlijk begrijpen wij ook dat dit niet voor elke vereniging geldt. Daarom kunnen we op verzoek ook met andere sportmaterialen werken.
Mocht dit wenselijk zijn, dan zou dit wel specifiek besproken moeten worden, zodat we met de juiste verwachtingen aan deze actie starten.
Ja, wij vinden dat elke vereniging gebaat kan is bij het meedoen met de SlimmeBallenactie. Of u nu een kleine of grote vereniging bent: iedere vereniging kan kosteloos meedoen.
Het type vereniging of type sport is in onze optiek ook geen belemmering, wij kunnen namelijk in overleg ook over andere sportmaterialen mee denken.
Dus mocht uw vereniging een type materiaal terugkerend nodig hebben, neem dan gerust contact met ons op om in samenspraak een passende actie op te zetten.
Via de persoonlijke actiepagina ziet u in realtime de voortgang. In de voorbereiding van de actie, bepaald u het uiteindelijke doel.
Wij zullen de conversie tussen doel en gedoneerd bedrag voor onze rekening nemen. Hierdoor is het op ieder gewenst moment inzichtelijk wat uw actie teweeg brengt binnen uw vereniging.
Dit levert u ook de mogelijkheid op om bijvoorbeeld de lopende actie extra onder de aandacht te brengen als de resultaten achter blijven. Wij leveren u hiervoor de nodige materialen aan voor uw eigen social media kanalen, maar ook fysieke materialen zoals flyers en posters om op uw vereniging de actie onder de aandacht te brengen.
Op deze manier zorgen we samen voor een succesvolle actie en een zo hoog mogelijke opbrengst.
SlimmeBallenactie werkt met een eigen leverancier voor de materialen. Dit is de enige manier waarop wij de actie kosteloos kunnen aanbieden aan elke vereniging. Het is daarom helaas niet mogelijk om een andere leverancier te betrekken in het opzetten van SlimmeBallenactie.
Contractbeheer betekent dat u, op ieder moment van de tijd, inzicht heeft op de status van een contract. Hierdoor is het in één oogopslag duidelijk of het contract getekend is, wat de resterende looptijd is, welke bedragen er gemoeid zijn met het contract en welke afspraken er bij het contract horen.
Door het gebruik van contractbeheer, kunt u dus actief sturen op vervolgacties. Wanneer een contract nog niet ondertekend is, kunt u hier direct actie op ondernemen. Maar ook het plannen van de tegenprestaties die u als vereniging dient uit te voeren zijn overzichtelijk weer te geven.
Een vereniging is vaak afhankelijk van de inkomsten die gegenereerd worden door middel van sponsoren. Door actief bezig te zijn met contractbeheer op dit vlak, is het mogelijk om hier een hoger rendement uit te halen.
Door het inzetten van SlimmeSponsoring, is het overzichtelijk weergegeven. U hoeft niet meer op zoek naar losse documenten en contracten. U hoeft geen tijd meer te verliezen door printen en tekenen. Alle contracten en hun actieve status zijn overzichtelijk weergegeven op één plek.
Ook contracten die ongemerkt verlopen behoren tot het verleden wanneer u SlimmeSponsoring inzet. U krijgt ruim op tijd een herinnering dat een contract verlengd dient te worden. Zelfs wanneer deze verantwoordelijkheid intussen is overgedragen aan een andere vrijwilliger, zal dit geen vertraging opleveren.
Ja, door de manier waarop SlimmeSponsoring ingezet wordt, is het mogelijk om uw specifieke template op de achtergrond te integreren.
Per nieuw contract, koppelt u het aan de betreffende (potentiële) sponsor en vult u de benodigde gegevens in zoals tegenprestaties en looptijden.
De sponsoractiviteiten worden beheerd in producten. Hierdoor is het veel eenvoudiger om te standaardiseren binnen de contracten. Dit voorkomt wildgroei in het aantal mogelijkheden tussen verschillende sponsoren en borgt continuïteit wanneer er een bredere sponsorcommissie aan de contracten werkt.
Wanneer u een contract in een template heeft gezet, voor een specifieke sponsor, is het van belang dat de juiste (tekenbevoegde) personen het contract ondertekenen om het te activeren.
Om dit te realiseren stuurt u eenvoudig een link naar de sponsor. Deze heeft hierop de mogelijkheid het contract na te lezen en digitaal zijn/haar handtekening te zetten. Hierna zal het contract ook aangeboden worden aan de tekengerechtigde persoon in uw vereniging. Ook hij/zij zal het contract digitaal ondertekenen.
Na ondertekening is het contract actief en kunnen er geen wijzigingen aan de inhoud meer worden gedaan.
Mocht een contract toch inhoudelijk worden gewijzigd, dan is het mogelijk om dit via een aparte ondertekening toe te voegen aan het dossier van de sponsor.
Er zijn een aantal notificaties die ingesteld kunnen worden. Hierbij kunt u denken aan:
- Een contract dat bijna verloopt. De persoon die het contract beheerd krijgt (via de e-mail) een herinnering.
- Een contract dat al is aangeboden ter ondertekening, maar nog niet is ondertekend. Hiervan krijgt de beheerder van het contract een herinnering (via e-mail).
- Activiteiten die volgen uit een contract, zoals het versturen van een factuur, of het bestellen van sponsormateriaal en andere interne taken worden via herinneringen aan de desbetreffende personen verzonden.
SlimmePresentie is een dienst die de registratie van activiteiten organiseert op persoonsniveau. Bijvoorbeeld, als er een team training dient te krijgen, op een bepaalde datum, dan kunnen de trainers en begeleiders daarvan ingepland worden.
SlimmePresentie doet dit op basis van een digitale presentielijst.
Naast de presentielijst, wordt ook de aanwezigheid van deze personen geregistreerd wanneer het evenement plaats vindt.
Wanneer je toegang tot de module SlimmePresentie hebt op ons platform, plan je als beheerder een activiteit in. Deze activiteit koppel je aan de personen die je hierbij aanwezig zou willen hebben.
Deze personen ontvangen daar een uitnodiging voor, net als wanneer je een uitnodiging via een digitale agenda verstuurt. Ook herhaalde activiteiten kun je plannen, bijvoorbeeld wanneer een training wekelijks herhaald.
Degene die de uitnodiging ontvangt, geeft direct aan wat de verwachting is van de aanwezigheid. Hierdoor is het voor de beheerder inzichtelijk of de bezetting naar verwachting zal zijn.
Op het moment van arriveren op de vereniging om de activiteit bij te wonen, checkt de persoon in op de activiteit. Hierdoor is het ook achteraf duidelijk dat de persoon er is geweest.
De persoon arriveert op de vereniging en checkt in met behulp van zijn/haar telefoon op de activiteit waarvoor hij/zij aanwezig is. De check-in wordt alleen geaccepteerd als deze fysiek op de vereniging plaats vindt.
Hierdoor ontstaat er een zo betrouwbaar mogelijk beeld van de presentie.
Ja. Er is een rapport beschikbaar voor een aantal aspecten:
- Overzicht per activiteit
- Overzicht per team
- Overzicht per periode
Hierbij zullen opkomstpercentages en aanwezigheidshistorie inzichtelijk zijn.
Wij werken hard aan meer rapporten, wanneer deze wenselijk zijn. Mocht er een specifiek rapport gewenst zijn, neem dan gerust contact met ons op dan kunnen wij deze wellicht ook realiseren.
SlimmePresentie gebruikt de GPS locatie alleen om het incheck moment te bevestigen. Het is dan ook geen volg-systeem.
Er wordt aandacht besteedt aan het uitleggen waarom we deze controle doen. De gegevens die we bewaren, zijn beperkt tot een minimum en deze bewaren we ook slechts kortstondig en veilig.
Leden hebben ten allen tijde het recht om hun gegevens in te zien en te laten verwijderen als dit wenselijk is.
Hierdoor zijn de verzamelde gegevens proportioneel en transparant. Op deze wijze handelen we vanuit SlimmePresentie in lijn met de AVG.
SlimmeIncasso is een manier om grip te krijgen op de betalingsachterstanden van leden binnen uw vereniging. We begrijpen dat het niet eenvoudig is om incasso toe te passen op leden, de reden dat uw vereniging bestaat.
Daarom hebben we een proces ontwikkeld dat in kleine stappen de incasso op een warme manier vorm geeft. Zo kunt u zelf bepalen of, en op welke wijze, u de incasso vorm geeft.
De kosten van SlimmeIncasso zijn opgebouwd uit een maandelijkse abonnementsprijs, aangevuld met bijkomende kosten, afhankelijk van het gebruik en de inzet.
U bepaald zelf voor welk lid u een actie inzet en welke actie. Hierdoor blijft u als vereniging ook in staat om het maatschappelijk karakter te behouden.
Uw leden zijn de belangrijkste aanwinst van uw vereniging, ze zijn de reden dat een vereniging bestaat. Maar het is ook een van de belangrijkste inkomstenbronnen van een vereniging.
Dat maakt het dan ook een lastig dilemma om toch te herinneren aan eventuele betalingsachterstanden.
Met het warme incasso proces van SlimmeIncasso, hoeft u niet meer te twijfelen of u de leden hiermee kunt benaderen. U kiest zelf welke wijze het beste past en wij organiseren de actie.
In veel gevallen loopt de totale betalingsachterstand uit contributie daarmee zienderogen terug.
SlimmeIncasso gebruikt meerdere communicatiekanalen. Hierbij wordt onder andere SMS, Whatsapp en e-mail ingezet.
Eén van de unieke mogelijkheden van SlimmeIncasso is dat we ook een persoonlijk kaartje kunnen versturen. Hierbij wordt er op een vriendelijke, warme manier onder de aandacht gebracht dat er een betalingsachterstand is en wordt het voldoen van de betaling eenvoudig aangeboden.
Uw leden zijn het kloppende hart van uw vereniging. Zonder leden heeft uw vereniging geen bestaansrecht. Daarom is er veel aan gelegen om op een prettige manier met leden om te gaan.
Een koud en afstandelijk incasso proces zou hier geen recht aan doen. Toch is het voor veel verenigingen noodzakelijk om een incassoproces wel in te richten. Betalingsachterstanden tot 25% bedreigen het voortbestaan van uw vereniging.
Het ansichtkaartje is een bewezen techniek die op een vriendelijke manier een nette herinnering stuurt. Deze benadering voelt als een service, niet als een aanmaning.
Hierdoor neemt de kans op succes significant toe, zonder dat er afbreuk aan het beeld van uw vereniging ontstaat.
Ja, u bent volledig in control over de inhoud van de herinneringen. Om dit te realiseren vult u een aantal templates in op het platform. Aan de hand van deze teksten worden de herinneringen opgesteld.
Hierdoor blijft de communicatie persoonlijk en op een manier die past bij uw vereniging.
Mocht u geen eigen teksten willen gebruiken, dan bieden wij onze standaard templates aan ter gebruik. Deze zijn vriendelijk, maar wellicht minder passend bij uw specifieke communicatiestijl.
Uit onderzoek blijkt dat de betalingsachterstand uit contributie van een sportvereniging in Nederland gemiddeld 15-25% bedraagt. Het meest directe resultaat is dat deze achterstand wordt terug gebracht, zonder dat er veel moeite in gestoken hoeft te worden door u als vrijwilliger.
Het blijkt dat onze warme methodiek resulteert in een flinke vermindering van de achterstand. Ongeveer 80% wordt via de laagdrempelige herinneringen betaald.
Door het inzetten van SLimmeIncasso, is het mogelijk om met minimale inzet een maximaal resultaat te realiseren. Een aantal voordelen op een rij:
- U spendeert minder tijd en manueel werk aan het bijhouden van de achterstanden en het zelf herinneren van de leden.
- Er zullen minder betalingen vergeten worden, doordat er een tijdige herinnering verzonden wordt.
- Doordat er minder betalingsachterstanden zijn, wordt uw vereniging gezonder en voorspelbaarder.
- Ondanks de additionele herinneringen, zorgt het warme, vriendelijke proces ervoor dat dit niet ten koste gaat van de tevredenheid van uw klanten.
Slimme Groep is een klein bedrijf met een duidelijke missie:
We willen de liefde voor de sport opnieuw centraal stellen binnen uw vereniging.
Dit doen we door ons druk te maken over processen die onnodig veel tijd in beslag nemen van u als vrijwilliger.
Wij zijn SlimmeGroep gestart omdat we zien dat veel verenigingen worstelen met een terugloop van vrijwilligers en een toename van de regeldruk.
Maar dit is niet de reden waarom u vrijwilliger bent bij uw vereniging. Dit bent u geworden omdat u of een van uw dierbaren actief lid is en u ziet dat u een toegevoegde waarde kunt zijn in het verbeteren van de omgeving. En dit doet u niet door eindeloos formulieren in te vullen of achter een beeldscherm te zitten.
Dat hebben wij zelf ook ondervonden en dus hebben we onze kennis en kunde anders ingezet. Nu kan iedere vereniging profiteren van onze Slimme oplossingen.
Ons kantoor zit in Baarn. Dat is van een deel van ons ook de woonplaats en daar zijn wij zelf ook actief als bestuurder/vrijwilliger bij een lokale vereniging.
Wij staan voor twee eenvoudige dingen, sport en plezier.
Het kan zo zijn dat jouw vraag hier niet bij staat. Geen zorgen, je kunt ook apart contact met ons opnemen! We helpen je graag op weg!